Hybride Begleitung einer Ausbildertagung – Erfahrungsbericht unserer Auszubildenden

Die Ausbildertagung der IG BCE sollte in diesem Jahr als hybride Veranstaltung stattfinden und wir von FRC Personalservice konnten aufgrund unserer Erfahrungen in der Durchführung von Onlineseminaren den technischen Support übernehmen. Unsere Auszubildenden Ruben und Keanu haben demnach kürzlich die Ausbildertagung mit 60 Teilnehmern in hybrider Form begleitet und so einiges an Erfahrung gesammelt. Heute berichten sie im Newsletter über ihre Erfahrungen.

Bevor wir aber in diesem Newsletter Artikel berichten, welche Erfahrung wir als technischer Support gesammelt haben, möchten wir kurz erklären was genau eine hybride Veranstaltung ist. Jeder kennt mittlerweile Veranstaltungen in Präsenz und in digitaler Form. Eine hybride Veranstaltung kombiniert beide Formen und lässt einen Austausch zwischen den Teilnehmern vor Ort und Online zu. Im Idealfall finden nicht zwei parallele Veranstaltungen statt, sondern es wird ermöglicht, die online teilnehmenden Personen auch vor Ort aktiv einzubinden. Hierfür wird entsprechende Hardware benötigt, wie beispielsweise Mikrofone und entsprechendes Zubehör, Kameras und zusätzliche Laptops.

Nun kommen wir zu unserer Erfahrung, die wir während der Ausbildertagung gesammelt haben. Ein Tag vor der Ausbildertagung haben wir am Veranstaltungsort unsere Hardware aufgebaut und einem ersten Testdurchgang gestartet, um die Rahmenbedingungen vor Ort zu testen. Dadurch wurden wir mit Problemen konfrontiert, die im Vorfeld nicht einkalkuliert werden konnten, da wir zuvor nur in unseren eigenen Räumlichkeiten geprobt hatten. Bei unserem Testdurchgang haben wir schnell gemerkt, dass unser größtes Problem die Soundanlage vor Ort ist. Demnach war es nicht möglich, mit den gleichen Mikrofonen einen guten Sound online und im Raum zu haben. Dies wurde gelöst, indem wir externe Mikrofone für den Raum genutzt haben und interne Mikrofone für den Online-Raum. In unserem Online-Raum, für welchen wir das Programm Zoom nutzen, hatten wir auf den ersten Blick keine Schwierigkeiten. Bis plötzlich unsere Großraummikrofone keinen Pegel mehr hatten. Über eine Stunde arbeiteten wir an der Lösung des Problems: Unser Soundinterface war mit unserem Laptop verbunden und bekam so nicht genug Strom. Durch einen weiteren Netzstecker konnte auch dieses Problem gelöst werden. Bei der Vorbereitung und der Probe haben wir gelernt, dass immer mehr Probleme aufkommen, als man vorher meinen möchte. Man kann durch die Probleme, die aufgekommen sind, aber wieder neue Erfahrung sammeln und dementsprechend bei einem nächsten Mal das Gelernte direkt umsetzen. Da man bei jedem Auftrag aber andere Rahmenbedingungen vorfindet, kann man sich leider so gut wie nie zu 100% vorbereiten.

Am Tag der hybriden Begleitung der Ausbildertagung waren wir sehr aufgeregt und mussten uns nochmal organisieren. Es kommen Fragen auf wie: „Haben wir alle Präsentationen, die gezeigt werden sollen?“, „Funktionieren die Mikrofone noch?“, „Wird alles so funktionieren wie wir das möchten?“ Wie wir gelernt haben können wir uns aber nicht auf alles vorbereiten. Auf manche Herausforderungen muss man flexibel reagieren und so sind wir mit der Durchführung ins kalte Wasser gesprungen. Letztendlich haben wir die hybride Veranstaltung so gemeistert, dass alle Teilnehmenden vor Ort und alle Teilnehmenden online sehr zufrieden waren. Wir konnten einen Austausch zwischen virtuellen Teilnehmern und präsenten Teilnehmern ermöglichen und somit die Ausbildertagung erfolgreich abschließen. Dabei war es unter anderem unsere Aufgabe, die Redebeiträge vor Ort online zu streamen, oder beispielsweise bei einer Podiumsdiskussion auch Onlineteilnehmer einzubinden und ihre Beiträge zu übertragen.

Am zweiten Tag haben wir noch mehrere kleine Workshops veranstaltet, bei denen die teilnehmenden Ausbilder einen Einblick in hybride Veranstaltungen bekommen konnten. Wir haben unsere Hard- und Software vorgestellt, etwas zur Vorbereitung gesagt und anschließend konnten Teilnehmende Fragen zu unserem Equipment stellen und unsere Hard- und Software ausprobieren.

Zusammenfassend war die hybride Begleitung einer Ausbildertagung ein voller Erfolg. Am Ende konnten wir alle technischen Probleme beheben und einen bundesweiten Austausch ermöglichen, so wie wir und auch unser Auftraggeber es sich vorgestellt hatten. Die Erfahrung, die wir durch die hybride Veranstaltung letztendlich sammeln konnten, ist unbezahlbar. Wir konnten unser Ziel erreichen, dass alle Teilnehmer, unsere Auftraggeber und unser Betrieb zufrieden sind. Für die Zukunft nehmen wir natürlich alles mit, was wir gelernt haben. Und wir wissen, dass man wie bei Hard- und Softwares nicht immer auf alle möglichen Probleme vorbereitet sein kann. Wichtig ist nur, dass man weiß, wie man ruhig in solchen Situationen agiert. (K.Feuge)