Vertriebsanrufe

Herzlich Willkommen zu einer neuen Edition unseres Azubi Newsfeeds. Kaum zu glauben, dass schon wieder zwei Wochen vergangen sind! Heute möchte ich mit euch über das Thema Vertriebsanrufe sprechen. Bestehende Kunden zu betreuen ist eine Sache, oftmals geht es aber auch darum, neue Kunden für das Unternehmen zu akquirieren.

Nicht jeder ist der geborene Verkäufer (glaubt mir, ich rede aus Erfahrung) aber diese Anrufe sind Teil der Aufgaben bei Kaufleuten für Büromanagement. Da es mir am Anfang nicht so leicht gefallen ist potentielle Neukunden anzurufen, teile ich heute mit euch den einen oder anderen Tipp, wie ihr euch auf eine solche Aufgabe vorbereiten könnt. Ich wünsche euch, wie immer, viel Spaß beim Lesen!

1. Telefonate planen

Eins der wichtigsten Punkte ist es, die Anrufe sorgfältig zu planen. Wie viele Anrufe sollte man sich maximal für einen Tag terminieren, damit man sein Kontingent auch schafft. Zum Tracken der Anrufe hilft mir ein leerer Kalender, bei dem ich den Überblick darüber habe, wie viele Anrufe bereits für einen Tag geplant sind. Gerade wenn du am Anfang noch nicht so sicher beim Anrufen bist, solltest du dir lieber weniger Anrufe ansetzen und schauen, dass du dir auch für die Vorbereitung Zeit nimmst (siehe Punkt 3). Außerdem rate ich dir, darauf zu achten, zu welcher Uhrzeit du deine Telefonate planen willst. In den meisten Fällen erreichst du Mitarbeiter morgens am besten, die Mittagspause lässt du am besten aus und telefonierst dann erneut am Nachmitttag. Auch die Nähe zum Feierabend solltest du vermeiden, da viele Menschen gedanklich schon gehen möchten.

2. Leitfaden erstellen

Im Idealfall hörst du deinem Ausbilder (oder Vertriebsmitarbeiter) einige Male beim Anrufen zu und machst dir Notizen, um zu sehen, wie er an die Sache ran geht. Denn von den Mitarbeitern, die in dem Bereich Erfahrung haben, kannst du am meisten lernen. Wenn möglich könnt ihr auch ein Telefonat simulieren, bei dem du dir alle Schritte aufschreibst, die du beachten solltest: z.B. Wie eröffne ich das Gespräch? Wie stelle ich mich vor und wie und wann platziere ich ein Produkt? Es ist zu empfehlen, sich einen kleinen Leitfaden zu erstellen, der dir durch das Gespräch hilft. Dazu gehört es auch, sich mögliche Fragen und auch mögliche Antworten der Person aufzuschreiben, und im Vorfeld zu überlegen, wie man darauf reagierten könnte, um im Telefonat eine angemessene Reaktion parat zu haben.

3. Vorbereitung

Ein ruhiger Ort ohne viele Hintergrundgeräusche ist zu empfehlen, denn das hilft dir dabei, dich besser zu konzentrieren und natürlich kann die andere Person dich besser verstehen. Ich selbst war am Anfang auch eher nervös, wenn ich wusste, dass viele Mitarbeiter mir bei meinem Telefonat zuhören können. Beschäftige dich vor dem Anruf damit, wen du anrufen möchtest. Achte darauf, dass du den Namen der Person immer vor dir hast. Schreibe ihn vielleicht sogar auf, falls du nicht mit einem CRM System arbeitest – denn nichts ist schlimmer, als die Person, der man etwas verkaufen will, mit dem falschen Namen anzusprechen! Informiere dich auch, ob mit der Person schon im Vorfeld etwas besprochen wurde.

4. Protokollieren

Jetzt wo es noch frisch ist, kann man sich gut erinnern wann man mit wem gesprochen hat und vorallem worüber. Doch mit der Zeit werden es immer mehr Anrufe und man kann leicht den Überblick verlieren,  die eine oder andere Person damals gesagt hat. Deshalb solltest du am besten direkt nach dem Anruf eine Telefonnotiz erstellen und alle wichtigen Informationen aufschreiben: Mit wem hat man telefoniert, was wurde angeboten oder vereinbart, und wie hat das Telefonat geendet? Diese Notiz wird am besten elektronisch gespeichert. So kann sich die Person, die als nächstes mit diesem Unternehmen spricht, die Notiz anschauen und sich ideal auf das Gespräch vorbereiten.

Das waren meine vier Tipps, um dir deine Vertriebsanrufe etwas einfacher zu gestalten. Natürlich gibt es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede, aber diese Punkte könnt ihr immer beachten, um ein Telefonat zu führen. Ich wünsche euch viel Erfolg beim Anrufen und hoffe, euch in zwei Wochen beim nächsten Azubi Newsfeed wieder zu sehen. Bleibt gesund!