Futur Workshop – Warum sollte man so etwas tun?

Es ist schon seit fünf Jahren Tradition in unserm Unternehmen, dass wir uns den letzten Arbeitstag des Jahres dafür reservieren, das vergangene Jahr zu reflektieren und einfach mal zu „spinnen“. Im ersten Jahr noch sehr unbeholfen, haben wir den Ablauf des Tages immer weiter professionalisiert.

Ein besonderes Augenmerk an diesem Tage war immer gewesen, alle Mitarbeiter aktiv an der Umsetzung zu beteiligen. Ein Mitarbeiter übernimmt ab dem Tag der Bekanntgabe der Umsetzung (meist etwa einen Monat im Voraus) die Moderatorenrolle. Bei uns hatte immer einer. Unserer Auszubildenden diese Rolle inne. Er informiert sich über den Ablauf des letzten Jahres, erarbeitet ein eigenes Konzept und dieses wird im nächsten Teammeeting vorgestellt. Bei dieser Vorstellung werden auch die zu bearbeitenden Aufgaben verteilt. Folgende Grundstruktur der Agenda hat sich dabei bewährt: Eröffnung, Rückblick, Aktuelles, gemeinsames Essen, moderiertes Spinnen und Zusammenfassen der Ideen. Abgeschlossen wird der Tag mit dem Jahresabschlussessen.

In unserem ersten Newsletter in diesem Jahr möchten wir Ihnen die Anregung mitgeben, ebenfalls einen solchen Tag zu implementieren, um die Potentiale Ihrer Mitarbeiter noch besser ausschöpfen zu können und sie aktiv an der Gestaltung der betrieblichen Zukunft teilhaben zu lassen.

1. Einstieg

Der Moderator hat an diesem Tag dafür zu sorgen, dass alle Vorbereitungen entsprechend seiner Planung auch umgesetzt wurden. Ist der Raum vorbereitet, steht die Technik, sind alle benötigten Unterlagen vorhanden? Zum vereinbarten Zeitpunkt eröffnet er die Veranstaltung mit einer kleinen Einführung und stellt den Tagesablauf nochmal konkret vor. Dann übernimmt er die tatsächliche Rolle des Moderators, führt durch das Programm und gibt das Wort an gegebener Stelle und wie vereinbart an die nächsten Beteiligten weiter.

2. Rückblick

Der Rückblick wird von den Führungspersonen der jeweiligen Bereiche durchgeführt. In unserem Fall werden beispielsweise die Entwicklung der Geschäftsfelder und Kunden besprochen, Zahlen, Daten, Fakten präsentiert sowie der Plan-Soll-Vergleich dargestellt. Dabei sollte auf die Besonderheiten des Jahres hingewiesen werden. Was hatten wir uns für das Jahr vorgenommen und wie ist es tatsächlich gelaufen? In unserem Fall werden hauptsächlich die Bereiche Coaching, Recruiting, Akademie sowie Aus- und Weiterbildung – entsprechend unserer Vier-Marken-Strategie – betrachtet. Abgeschlossen wird der Rückblick mit einer Zusammenfassung der eigenen Personalentwicklung und einem groben Überblick zur finanziellen Situation. Diese wertschätzende Mitnahme der Mitarbeiter hat jeher dafür gesorgt, dass jeder wusste, an welchem Punkt das Unternehmen steht, und welche Möglichkeiten jeder Mitarbeiter hat, sich entsprechend einzubringen und zu positionieren.

3. Aktuelles und Ausblick

Unterschiedliche Mitarbeiter suchen sich für diesen Programmpunkt ein Thema aus ihrem Einsatzgebiet heraus, um es den anderen vorzustellen. Dabei liegt die Entscheidung bei ihm oder ihr, ein aktuelles Thema vorzustellen oder ein zukünftiges Projekt aus diesem Geschäftsbereich, welches noch nicht umgesetzt wurde oder gerade in den Startlöchern steht. Wichtig dabei ist, dass jeder Mitarbeiter eine aktive Rolle übernimmt. Dadurch haben wir auch die Möglichkeit, Entwicklungssprünge unserer Mitarbeiter durch ihre eigene Darstellung anzustoßen, um sie später zusätzlich reflektieren können.

4. Mittagsimbiss

In der Mittagspause gehen wir bei FRC Futur keine getrennten Wege, sondern wir stärken uns bei einem gemeinsamen Mittagessen, bei welchem reflektiert, diskutiert und auch über private und allgemeine Themen gesprochen werden kann. In den letzten beiden Jahren wurde auch ein weiter Wunsch unserer Mitarbeiter aufgenommen und eine Wichtel-Runde eingeführt. So können auch das Mitarbeiter und die Sozialkompetenzen der Mitarbeiter weiter gestärkt werden.

5. Spinnen mit neuen Methoden

Im kreativen Teil von FRC Futur wurden schon die unterschiedlichsten Kreativtechniken kombiniert, um neue Anregungen, Ideen, Muster und Produkte zu beschreiben oder aber auch eingeführte Prozesse wie beispielsweise der digitalen Transformation zu hinterfragen. So wurden u.a. in den letzten Jahren Brainstorming, Café International, Markt der Möglichkeiten und die Kopfstandmethode (siehe Newsletter 4/22) eingesetzt, um unterschiedlichste Themen immer wieder mit einem neuen Fokus zu beleuchten. Bei jedem FRC Futur haben wir vier Themen zur Diskussion gestellt. Insbesondere hat sich dabei bewährt, nach jeder Austauschrunde die Teilnehmer neu zu mischen. Die Mitarbeiter waren also nur einmal bei einem Thema und auch untereinander immer im Wechsel mit anderen im Gespräch. Dadurch erreichten wir immer eine sehr hohe Anzahl an neuen Anregungen zu den verschiedenen Themen.

6. Zusammenfassung

Keine der an diesem Nachmittag gesammelten Anregungen, Ideen, Muster und Produkte dürfen an diesem Tag hinterfragt werden. Es liegt nur in der Sache der Nachvollziehbarkeit, dass eine Bündelung und Zusammenfassung der Informationen erfolgen muss, um in einem weiteren Schritt (erste Woche im neuen Jahr) mit der Analyse der Umsetzung zu beginnen. Das bedeutet also, am Tag von FRC Futur gibt es keine schlechten oder verrückten Ideen. Erst bei der Analyse wird gemeinsam im Team besprochen, welche Themen vorerst oder komplett auf Eis gelegt, welche Projekte definiert und welche Anregungen direkt umgesetzt werden sollen.

Hier nun eine kleine Sammlung an Ideen, die in den letzten Jahren gesammelt und anschließend durch interessierte Mitarbeiter umgesetzt wurden:

Einführung des Motivation Mondays als Social-Media-Rubrik, Steigerung der Interaktionen in Online-Schulungen, Black-Friday-Angebotswoche, Poloshirts für Mitarbeiter, Relaunch Logo FRC, QR Codes für Homepage, Einführung Newsletter, Erstellen eines Elevator-Pitches, Einführung Hybrider Schulungen… und viele mehr.     

Besonderes beeindruckt hat mich bei allen Projekten, mit welcher Hingabe die Mitarbeiter an der Umsetzung mitarbeiten, wenn sie auch bei der Ideenfindung beteiligt waren. Somit unser klarer Aufruf: „Lasst Sie Ihre Mitarbeiter mal spinnen!“ (F.Rivera)