Planung einer internen Veranstaltung

Guten Tag und herzlich Willkommen zurück zum Azubi Newsfeed! Ich hatte im Dezember letzten Jahres das Glück, eine interne Betriebsveranstaltung von FRC zu planen und teilweise zu moderieren. Als Kaufmann für Büromanagement ist die Planung von solchen Events ein wichtiger Teil der Aufgaben und der FRC Futur Workshop war für mich der perfekte Weg, das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Heute teile ich mit euch die Erfahrung, die ich gemacht habe, und gebe euch ein paar Tipps mit auf den Weg.

Am Anfang habe ich eine Datei generiert, in der ich alle neuen Informationen reinschreiben konnte, dann habe ich auch eine Mappe angelegt, in der ich Notizblätter ablegen konnte. Das hilft nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern vereinfacht die spätere Archivierung des ganzen Prozesses. Hier seht ihr, wie ich bei der Planung vorgegangen bin:

1. Informationen sammeln:

Zuerst habe ich Informationen gesammelt, um genau zu wissen, was in dieser Veranstaltung alles passieren soll. Welcher zeitliche Rahmen steht zur Verfügung? Gibt es Vorträge? Vielleicht mehre Sprecher? Was sind die Themen? Muss etwas zu Essen organisiert werden… u.s.w.

2. Teilnehmer einladen:

Nachdem die groben Inhalte der Veranstaltung feststanden, wurde eine Liste erstellt, welche Teilnehmer dabei sein sollen, dazu auch Spalten um die Zu- oder Absagen zu notieren. Ich habe Einladungen mit den wichtigsten Informationen generiert und versendet.

3. Tagesablauf planen:

Der nächste Schritt war es, einen groben Zeitplan zu erstellen. Wie soll der Tag ablaufen? Wann sollen Pausen stattfinden? Wie lange dauert ein Vortrag… u.s.w. Das aller wichtigste war hier zu beachten, dass wirklich alle geplanten Punkte berücksichtigt sind.

4. Kontinuierliche Kontrolle:

Die Erstellung von Check-, Referenten-, Einkaufs- und Materiallisten war äußerst wichtig, damit nichts vergessen geht. Nach und nach können alle Punkte abgehakt werden und man hat immer wieder kleine Erfolgserlebnisse, wenn man etwas geschafft hat.

5. Raum vorbereiten:

Schließlich musste ich auch planen, wie der Schulungsraum an diesem Tag gestaltet werden soll. Wie sollen die Tische stehen? Wo befindet sich der Referententisch und der Beamer, damit alle Teilnehmer gut sehen können? Sind alle benötigten Materialien an ihrem Platz?… u.s.w.

6. Simulation:

Eine Simulation des Ablaufes ist sehr hilfreich um zu sehen, ob doch noch hier und da ein Feinschliff nötig wäre. Falls eine richtige Simulation nicht möglich ist, so kann man auch versuchen Schritt für Schritt alle Punkte in seinen Gedanken nochmal durchzugehen und zu überlegen, was hier schief gehen könnte.

Ich habe so eine Veranstaltung nie geplant, und ich muss sagen, steckt viel mehr Arbeit dahinter, als man denkt. Daher war es wichtig, dieser Aufgabe genügend Zeit zu widmen. Am Ende war FRC Futur ein voller Erfolg und alle Teilnehmer waren begeistert. Ich habe mich sehr darüber gefreut, dass alles reibungslos geklappt hat, auch wenn wir für manche Tagesordungspunkte mehr Zeit brauchten, als ich geplant hatte. Ich sehe diese erste Veranstaltung als eine tolle Übung. Denn wenn später mal größere Events anstehen, habe ich schon einen Erfahrungswert gemacht, auf den ich zurückgreifen kann..

Es war im Allgemeinen eine sehr positive Erfahrung, die nicht nur meine organisatorischen Fähigkeiten verbessert hat, sondern mir auch die Wichtigkeit von Checklisten gezeigt hat, denen ich bisher keine große Aufmerksamkeit geschenkt habe. Natürlich gab es auch Hürden und Momente der Unsicherheit, aber ich hatte immer Unterstützung durch das gesamte Team und ich konnte in meiner Aufgabe wachsen. Ich würde jedem Azubi dazu raten, selbst einmal eine solche Planung zu übernehmen oder zumindest dabei mitzuarbeiten!

Vielen Dank an alle fürs Lesen! Ich hoffe, wir sehen uns nächstes Mal wieder, und bis dahin bleibt alle gesund!